Améliorer et sécuriser les opérations
À l'arrière de la salle de marchés où s'activent les traders (opérateurs de marché), le ou la responsable du back office marchés encadre l'équipe qui contrôle et enregistre les transactions réalisées en front office. Il ou elle paie et livre les titres échangés, vérifie les mouvements comptables, gère les comptes des clients (évolution de la valeur des titres, versement de dividendes, déclarations fiscales...), supervise la tenue des comptes, vérifie la conformité, s’assure du bon règlement-livraison des opérations dans les délais impartis. Objectif : améliorer les délais et sécuriser les procédures.
Assurer le montage des dossiers
Le ou la responsable du back office financement supervise l'activité de gestionnaires spécialisés, qui assurent, par exemple, le montage de dossiers pour l'import-export (importation de cargaisons de pétrole, exportation de produits de luxe...). Il ou elle suit également les opérations destinées à financer des projets, comme la construction d'un aéroport, ou le commerce international. Il ou elle produit des rapports détaillés sur les activités et collabore avec les équipes internes pour fournir des données fiables et actualisées.
Optimiser les procédures
Le ou la responsable de back office veille en permanence à la bonne organisation de son service. La mise en place de tableaux de bord l'aide à piloter l'activité. Il ou elle participe aussi à l'évolution des systèmes informatiques, afin de traiter des volumes croissants d'opérations dans le respect des délais. Il ou elle agit également comme un point de contact pour les questions opérationnelles entre les équipes de gestion et les partenaires externes.
Selon les horaires des Bourses
Le ou la responsable du back office encadre une équipe spécialisée par activité et produits : gestion d'actifs, crédits documentaires pour l'import-export, marchés (trésorerie, titres, produits dérivés, change, etc.). Quel que soit leur volume, les transactions du front office sont traitées en respectant les impératifs horaires des places financières. Le niveau de pression au sein des back offices est élevé en période de haute activité. Pour contrôler leurs informations, ces professionnels de l'ombre appellent fréquemment les gestionnaires du middle office, leurs clients, et les back offices d'autres banques ou d’autres sociétés de gestion d’actifs.
S'adapter à un environnement complexe
La fonction back office étant largement informatisée, les contrôles sont renforcés et les délais de traitement de plus en plus courts. Les professionnels doivent donc s'adapter en permanence à la diversité des valeurs traitées, à l'internationalisation des marchés, à la multiplication des opérations sur Internet, à l'obligation de sécuriser les systèmes et de contrôler les risques. Le ou la responsable du back office collabore étroitement avec les informaticiens afin d'améliorer les procédures.
